Was sind die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten? Ein Projektplanungsexperte glaubt, es zu wissen.

„Ich habe nicht alle Antworten auf die Frage, warum die Baubranche in mancher Hinsicht Probleme hat und in anderer erfolgreich ist, aber ich glaube, ich habe einen ziemlich guten Überblick über die Grundursachen für Erfolg oder Misserfolg, die wir verringern oder verstärken können.“

Dies ist die Meinung von Mark Chapman, der fast 30 Jahre lang auf vier Kontinenten für verschiedene Tiefbauunternehmen wie Balfour Beatty, Birse Civils und CIMIC Group gearbeitet hat, bevor er im vergangenen Jahr Leiter für Innovation beim auf Bausoftware spezialisierten Unternehmen Elecosoft wurde.

Chapman gehörte zu den ersten Anwendern des Building Information Management (BIM) und experimentierte erstmals im Jahr 2009 während einer Ausfallzeit zwischen Ausschreibungen mit 4D-BIM (dem Prozess der Kombination von 3D-Modellen mit zeit- und terminbezogenen Informationen).

Mithilfe der Baumanagementsoftware Synchro und dem Zeichnen seiner eigenen 3D-Modelle in SketchUp begann er, Bauabläufe auf grundlegende Weise zu visualisieren. Das erwies sich bald als nützlich. „Die nächste Ausschreibung, an der ich teilnahm, war so komplex, dass man sie kaum begreifen konnte. Es ging um die Verstärkung und Renovierung einer Kaianlage im Nordosten Englands, um Windparks in der Nordsee errichten zu können. Aber ich hatte gerade von 4D BIM erfahren und dachte mir: ‚Mal sehen, was ich machen kann.‘ Und ehe man sich versah, hatten wir Ausschreibungspräsentationen, die das Ganze in 4D zeigten und wie wir es umsetzen würden“, sagt Chapman.

Später in seiner Karriere, als er in Australien arbeitete, wurde er wegen seines Rufs, „die Dinge ein wenig anders zu sehen“, zum Planungsleiter der CIMIC Group ernannt. „Ich begann in einem neu gegründeten Unternehmen namens EIC Activities zu arbeiten. Dort brachte die Gruppe alle ihre Fachexperten zusammen, in der Hoffnung, dass sie zusammenarbeiten und innovative Arbeitsweisen und Best Practices entwickeln würden. Wir wurden ziemlich oft in ziemlich große Projekte hineingezogen, bei denen die Dinge, sagen wir, besser hätten laufen können“, erklärt er.

Das Team war jährlich an 80 bis 90 Projekten und Ausschreibungen im gesamten Asien-Pazifik-Raum beteiligt.

„Mein Team und ich erhielten über vier bis fünf Jahre hinweg eine ziemlich einzigartige Perspektive, um die Grundursachen von Misserfolg und Erfolg aus nächster Nähe und persönlich zu sehen und wie häufig sie in verschiedenen Projekten auftraten. Es war nicht nur ein Unternehmen – es war eine Gruppe von Unternehmen in unterschiedlichsten geografischen Regionen“, fügt er hinzu.

Grundursachen

Was waren also die häufigsten Ursachen für Probleme oder den Erfolg von Projekten?

„Eine Sache, die wir beobachtet haben, war wirklich beständig. Es klingt offensichtlich, aber ein Projekt zuverlässig zu planen, ist eine Sache, die man leicht schlecht, aber nur schwer gut machen kann“, sagt Chapman.

„In Bauunternehmen gibt es Spitzenteams, die jeden Tag Höchstleistungen vollbringen. Doch leider gibt es in unserer Branche keine Spitzenteams. Stattdessen sind hier viele Leute, die noch nie zusammengearbeitet und noch nie ein Projekt dieser Art bearbeitet haben. Ihnen fehlen möglicherweise die Planungsfähigkeiten.

„Sie haben vielleicht einen Kunden, der unrealistische Erwartungen hat, dass etwas in 12 Monaten geliefert wird. Als Auftragnehmer haben Sie vielleicht vier oder fünf Wochen Zeit, um herauszufinden, ob 12 Monate möglich sind. Und aufgrund der Wettbewerbswelt, in der wir leben, versuchen Auftragnehmer meistens, diese 12 Monate einzuhalten, ob es nun möglich ist oder nicht. Dann wird es nicht lange dauern, bis Sie feststellen, dass es 18 Monate oder zwei Jahre sind.“

„Es gibt viele Gründe, warum das nicht einfach ist – es liegt nicht nur an der Fähigkeit, es liegt an der vertraglichen Welt, in der wir leben, es liegt an den Fähigkeiten, es liegen Informationsprobleme vor. Aber letztendlich läuft alles auf mangelnde Planung hinaus.“

„Aktives 4D“

In seiner Rolle bei der CIMIC Group versuchten Chapman und seine Kollegen herauszufinden, wie sich Projektüberschreitungen von vornherein vermeiden ließen. „Wir versuchten Dinge wie die Verbesserung von Schulungen, Prozessen und Governance. Wir hatten damit einen gewissen Erfolg, aber dann erkannten wir, dass man mit der Veränderung von Mitarbeitern, Prozessen und Schulungen nur bis zu einem gewissen Punkt vorankam“, sagt er.

„Bauprojekte sind heutzutage unglaublich komplexe Dinge. Manche davon sind wirklich groß – das größte, mit dem ich zu tun hatte, war 4,5 Milliarden australische Dollar wert. Es ist unmöglich, dass eine Person das alles im Kopf behält. Es ist eine komplexe, sich bewegende Sache, die sich im Laufe der Zeit verändert. Die Technologie hat sich für uns im Hinblick auf die Bewältigung dieser Komplexität wirklich bewährt. Aber wir haben verstanden, dass wir Technologie nicht einfach um einen kaputten Prozess herumwickeln können.“

Daraufhin begannen Chapman und seine Kollegen, innovative Arbeitsweisen zu entwickeln. Einer dieser Ansätze, der in Zusammenarbeit mit Elecosoft entwickelt wurde, heißt „Active 4D“, ein Begriff, den Elecosoft inzwischen als Marke geschützt hat.

Der Standardansatz für 4D besteht darin, 3D-Modelle auf 2D-Gantt-Diagramm-ähnlichen Formaten aufzubauen, die Projektpläne in die 3D-Modelle integrieren, um Bauteams die Anzeige des Projekts in 4D zu ermöglichen.

Doch Chapman warnt: „Das Ganze ist immer noch ein sehr manueller und chaotischer Prozess. Es sind viele Dateneingaben, Gespräche, E-Mails, Zeichnungen nötig und dann kommt noch die Technologie dazu.“

Mark Chapman

„Sie verbringen etwa 70–75 % Ihrer Zeit damit, das Projekt in einem Gantt-Diagramm zu planen, und wenn Sie Glück haben, können Sie es in 20 % der Zeit in 4D sehen. Das lässt Ihnen nicht viel Zeit, um zu optimieren, was Sie bauen werden. Ehe Sie sich versehen, reichen Sie Ihr Angebot ein und sind an diese Dauer und Reihenfolge gebunden.“

Im Gegensatz dazu stellt Active 4D den Prozess laut Chapman auf den Kopf. Dabei wird das 3D-Modell während des gesamten Planungsprozesses verwendet. „Wir beginnen mit dem Modell. Sie sehen die Geometrie, aber was Sie nicht sehen können, sind die Metadaten dahinter. Und die Metadaten sind sehr gut strukturiert. Mit der Automatisierung, die wir in PowerProject eingebaut haben, können Sie diese Metadaten einsaugen und sie in die von Ihnen erstellten Aktivitäten einfügen und sie in Sekundenschnelle mit 3D-Objekten verknüpfen.“

Das Ergebnis ist laut Chapman, dass die Bauteams dann viel mehr Zeit haben, das Projekt in 4D zu untersuchen und sich über die beste Art der Umsetzung und Optimierung auszutauschen, ohne bis zum Ende des Dateneingabeprozesses warten zu müssen.

„Als Auftragnehmer muss ich herausfinden, wie ich diese komplexe Sache umsetzen kann – ich weiß es noch nicht, aber ich werde es herausfinden. Der Planungsprozess ist ein Werkzeug, um das herauszufinden. Aber wenn man die meiste Zeit damit verbracht hat, Daten auf eine nicht sehr visuelle Weise einzugeben und zu sammeln, dann ist es meiner Erfahrung nach wirklich schwierig“, erklärt er.

„Kunden sollten Auftragnehmern Innovation ermöglichen“

Chapman würde sich in einem Bereich eine Veränderung wünschen: Auftraggeber und staatliche Stellen würden vorgeben, wie Projekte geplant werden sollen, sei es in Form von Werkzeugen oder Verfahren, die die Bauteams verwenden müssen.

„Die Spezifikation des Prozesses wird in jedem Vertrag weiterverbreitet. Es wird in Stein gemeißelt, dass man es so machen muss. Aber in Wirklichkeit bedeutet das, dass man die Auftragnehmer davon abhält, innovativ zu sein“, behauptet er.

„In den letzten 30 Jahren war es ganz normal, dass das Werkzeug und der Prozess spezifiziert wurden. Aber wir haben unsere Zuverlässigkeit oder Produktivität in dieser Branche in dieser Zeit nicht verbessert. Ich kann Ihnen also sagen, dass das nicht die Lösung ist.“

Und er verwendet die Analogie des Baus eines Swimmingpools in Ihrem Garten. „Anstatt dem Bauunternehmer zu sagen, dass er eine Schaufel benutzen muss, lassen Sie ihn den Bagger benutzen, den er benutzen möchte. Das ist ein weitaus besseres Werkzeug oder Verfahren, um den Pool zu liefern, den Sie wollen“, sagt er.