5 einfache Tipps, mit denen Bauunternehmer die Mietkosten niedrig halten

United Rentals auf der Utility Expo 2023 in Louisville, USA. (Foto: IRN)

Das Mietsegment sollte sich weiterentwickeln – die ursprünglichen Erwartungen der ARA gingen von einem Wachstum von 7,6 % für 2023 und 3,1 % für 2024 aus – aber vielleicht nicht so schnell. Die angepassten Zahlen, die im vergangenen November prognostiziert wurden, zeigten deutliche Zuwächse: Für 2023 wird ein Anstieg von 11,8 % für das Jahr erwartet und für 2024 ein Wachstum von 7,1 %.

Für Josh Nickell, Vizepräsident des Ausrüstungssegments der ARA, ist dies ein Zeichen dafür, dass sich die Branche von einer Eigentümerwirtschaft abwendet.

„Ich denke, viele Bauunternehmer erkennen, dass man nicht alles besitzen muss, und Amerika war schon immer eine Eigentümerwirtschaft“, sagte Nickell und merkte an, dass jüngere Generationen, die ins Berufsleben eintreten, mit der Aufteilung von Verantwortung vertrauter und zufriedener sind. Die Popularität von Mitfahr- oder Wohnungsvermietungs-Apps ist ein Zeichen dafür, dass „mehr Bauunternehmer mit der Miete zufriedener sind. Sie sind mit dieser Idee aufgewachsen.“

Jason Perez, CEO von Yardz , einem Technologieunternehmen für die Vermietung von Baumaschinen, wies allerdings darauf hin, dass das Wachstum des Sektors zu höheren Kosten für die Bauunternehmer führen könne.

„Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems besteht darin, die Faktoren zu verstehen, die zum Anstieg der Mietkosten beitragen“, sagte er und wies darauf hin, dass „wirtschaftliche Schwankungen, eine erhöhte Nachfrage nach Baudienstleistungen, ein Mangel an Ausrüstungsgütern und höhere Wartungskosten für die Ausrüstung zu den wichtigsten Ursachen zählen.“

„Die Kombination dieser Faktoren führt zu einem Markt, in dem die Mietpreise ständig steigen, was für die Bauunternehmer eine zusätzliche finanzielle Belastung darstellt“, fügte er hinzu.

Da das Verhältnis von Mietwohnungen zu Eigentumswohnungen im Inland steige, gehe Perez davon aus, dass die Mietkosten in absehbarer Zeit nicht sinken werden.

Er sagte, dass US-Auftragnehmer diese fünf Tipps befolgen sollten, um den steigenden Kosten einen Schritt voraus zu sein:

1) Verhandeln Sie die Anfangspreise

Perez sagte, der erste Schritt, den Auftragnehmer zur Kontrolle der Mietkosten unternehmen können, sei die Verhandlung von Preisen.

„Ähnlich wie bei der Verhandlung eines Autokaufs ist es unerlässlich, den Marktpreis zu kennen und wettbewerbsfähige Preise zu nutzen“, sagte Perez und fügte hinzu, dass der Listenpreis nicht immer das ist, was er zu sein scheint. „Auftragnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass Mietwagenfirmen bei der Preisgestaltung flexibel sind und möglicherweise erhebliche Rabatte auf die Listenpreise anbieten.“

Er schlug vor, sich sowohl über die Tarife nationaler als auch regionaler Unternehmen zu informieren und die Kosten in die Verhandlungen einzubeziehen.

„Die Aushandlung nationaler Tarife kann in manchen Fällen von Vorteil sein, je nachdem, in welchem Hauptgeschäftsbereich Sie tätig sind“, sagte Perez. „Regionale Tarife können wettbewerbsfähiger sein, wenn Sie in Märkten mit niedrigeren Kosten tätig sind.“

Perez merkte an, dass die Hersteller auch wissen müssen, was ihre Konkurrenz vorhat. Nicht alle Maschinen einer Saison können billiger gehandelt werden.

„Denken Sie daran: Die Aushandlung projektspezifischer Preise kann eine Rolle spielen, wenn über längere Zeiträume hinweg eine hohe Nachfrage nach ganz bestimmten Gerätetypen besteht“, sagte er.

Nickell fügte hinzu, dass die Kenntnis der makro- und mikroökonomischen Bedingungen bei der Suche nach bezahlbaren Mietwohnungen von großem Nutzen sein könne.

Während höhere Zinsen und eine allgemeine wirtschaftliche Unsicherheit für höhere Zinsen sorgen können, ist es laut Nickell in unsicheren Zeiten viel sicherer, einen zuverlässigen Händler zu finden, als ein Haus zu besitzen.

Josh Nickell, Vizepräsident des Ausrüstungssegments der American Rental Association.

„Wenn man sich die Gesamtwirtschaft ansieht, ist sie nicht unbedingt schlecht und nicht unbedingt gut“, sagte er. „Es gibt da eine gewisse Unsicherheit, und die Finanzierung ist derzeit sicherlich teuer. Daher ist es für einen Auftragnehmer eine gute Möglichkeit, einige dieser Komplexitäten an ein Unternehmen abzugeben, das wirklich gut im Flottenmanagement und im Lebenszyklusmanagement von Geräten ist. [Dadurch kann sich ein Auftragnehmer] darauf konzentrieren, Aufträge anzunehmen und diese am besten zu erledigen, anstatt zu verwalten, welches Gerät für diese Baustelle benötigt wird.“

2) Ratenbelege verwalten

„Nachdem Sie die ausgehandelten Preise gesichert haben, stellen Sie sicher, dass diese Preise konsequent und korrekt angewendet werden“, sagte Perez. „Eine sorgfältige Rechnungsverwaltung hilft Auftragnehmern dabei, sicherzustellen, dass ihnen die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden.“

Dies sei zwar für jedes Unternehmen eine gute allgemeine Vorgehensweise, doch der CEO von Yardz sagte, dass die Überprüfung vereinbarter Tarife und die Anfechtung unerwarteter Gebühren kumulierter finanzieller Verluste vorbeugen könne.

Dieser Ratschlag ist möglicherweise besonders für Auftragnehmer sinnvoll, die an mehreren Standorten gleichzeitig arbeiten. Mehr Arbeit kann zu mangelnder Detailgenauigkeit oder Kommunikationsproblemen führen.

„Missverständnisse und Abrechnungsfehler können zu überhöhten Gebühren führen, daher müssen Sie Ihre Rechnungen regelmäßig mit den vereinbarten Tarifen vergleichen“, sagte Perez und wies darauf hin, dass aktuelle Computersoftware von entscheidender Bedeutung sein kann. „Ein System oder Programm, das den Vergleich Ihrer ausgehandelten Tarife mit den tatsächlich vereinbarten Tarifen automatisiert, kann Ihnen jeden Monat viel Zeit und Geld sparen.“

Nickell meinte, man müsse noch einen Schritt weiter gehen und schlug vor, Kommunikations- und Informationsmanagement zu nutzen, um eine engere Beziehung zu einem Vermietungsunternehmen aufzubauen.

„Ich denke, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, insbesondere für einen kleinen Bauunternehmer, ist eine gute Beziehung zu einem Vermietungsunternehmen, vorausschauende Planung und die Nutzung als Berater statt nur als Gerätelieferant“, sagte er. „Wir sind die Experten für die Ausrüstung, also rufen Sie nicht an und sagen Sie: ‚Ich brauche eine 19 Fuß lange Scherenbühne‘ und bestellen Sie das Gleiche wie immer, sondern rufen Sie an und erklären Sie den Auftrag. Vielleicht haben sie tatsächlich Ausrüstung, die für die Art von Projekt, an dem Sie arbeiten, effizienter oder effektiver ist.“

3) Gewinnen Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre Vermögenswerte

Moderne Technologien und die Erfassung von Daten sind hier von zentraler Bedeutung. Perez wies darauf hin, dass sich die Produktivität einer Maschine inzwischen deutlich leichter nachvollziehen lässt.

„25 % der gemieteten Geräte bleiben möglicherweise unkontrolliert, was zu Ineffizienzen und unnötigen Kosten führt. Auftragnehmer müssen Systeme implementieren, die eine Verfolgung und Überwachung aller Geräte ermöglichen, um eine optimale Nutzung sicherzustellen und redundante Anmietungen zu vermeiden“, sagte er.

Viele Vermietungsfirmen haben diese Funktion ebenfalls in ihre Unternehmensphilosophie integriert. Ob es nun darum geht, die Maschinenauslastung zu verfolgen oder Daten zur Verwaltung der Arbeitszeiten und des Standorts einer Flotte zu verwenden – die Suche nach einer Vermietungsgruppe mit fortschrittlichen Tools kann dazu beitragen, den internen Bedarf daran zu decken.

„Ich glaube nicht, dass die Mietkosten mit den Kosten der Ausrüstung Schritt gehalten haben, weil die Vermietungsunternehmen sehr effizient im großen Maßstab arbeiten“, sagte Nickell und fügte hinzu, dass die Maschinen mithilfe moderner Werkzeuge an einem Tag ohne logistischen Aufwand auf mehrere Auftragnehmer aufgeteilt werden könnten.

„Sie können Ihre Ausrüstung wirklich gut auslasten“, fuhr er fort. „Sie verteilen die Kosten tatsächlich auf mehr Leute. In den letzten zwei Jahren haben wir eine rekordhohe Auslastung der Ausrüstung in der Branche erlebt, was es uns ermöglicht hat, diese Kosten tatsächlich noch weiter zu verteilen.“

4) Dokumentenlieferung, Abrufkonditionen und automatisierte Benachrichtigungen

Eine erhöhte Wachsamkeit hinsichtlich des Zustands der Mieteinheit vor, während und nach der Nutzung sowie die Dokumentation dieses Zustands kann Auftragnehmern ebenfalls Geld sparen.

Perez verwies auf „Horrorgeschichten“ aus der Branche, in denen ein Bauunternehmer eine hohe Rechnung für Reparaturen oder Schäden an einer Mietwohnung erhält. In manchen Fällen war die Arbeit der Bauunternehmer möglicherweise gar nicht schuld.

„Deshalb ist die Dokumentation des Liefer- und Rückgabezustands der Mietausrüstung von größter Bedeutung“, sagte er. „Elektronische Inspektionsformulare mit detaillierten Fragen und vor allem Fotodokumentationen können einen erheblichen Unterschied machen.“

Durch die Automatisierung von Kommunikationswarnungen zur Verfolgung der Enddaten der Geräte können ebenfalls kostspielige Zuschläge vermieden werden.

„Ein System, das Transparenz auf Projektteamebene bietet und automatische Warnsysteme für Mietenddaten implementiert, kann solche Versäumnisse verhindern und eine rechtzeitige Rückgabe sicherstellen sowie dafür sorgen, dass keine Ausrüstung vor Ort vergessen wird“, so Perez.

Nickell merkte an, dass diese Dienste auch im Mietbereich immer üblicher werden.

„Man sieht, dass immer mehr Vermietungsunternehmen in die Digitalisierung ihrer Flotte investieren, und zwar sowohl hinsichtlich der Spezifikationen als auch hinsichtlich der Benutzerprojekte, der Reservierungen, der Rechnungszahlung und der Nachverfolgung Ihres aktuellen Fuhrparks und Ihrer aktuellen Bestellung“, sagte er. „Ich denke, all diese Dinge und die Online-Zugänglichkeit sind etwas, wonach Auftragnehmer heute mehr verlangen, und die Vermietungsunternehmen können sie bereitstellen.“

5) Langzeit-, Massen- und Paketmieten

Auftragnehmern wird empfohlen, wenn möglich günstigere Preise durch Langzeitmieten oder durch die Zusammenstellung bzw. Verpackung von Geräten zu erzielen.

„Erwägen Sie, langfristige Mietverträge statt kurzfristiger abzuschließen“, rät Perez. „Langzeitmieten sind oft mit niedrigeren Monatsraten verbunden, was im Laufe der Zeit erhebliche Einsparungen ermöglicht, insbesondere bei Geräten, die regelmäßig benötigt und genutzt werden.“

Wenn mehrere Geräte benötigt werden, bieten Vermietungsunternehmen laut Perez häufig Rabatte für große oder gebündelte Bestellungen an.

Insbesondere bei modernen Aufträgen, bei denen möglicherweise Emissions- oder Nachhaltigkeitsstandards eingehalten werden müssen, könnten Bauunternehmer beispielsweise durch die Großbestellung einer Elektroflotte viel Geld sparen.

„Viele Bauunternehmer sind nicht jeden Tag auf diesen Baustellen“, bemerkte Nickell und fügte hinzu, dass viele immer noch skeptisch seien, ob Elektrifizierungsmaschinen zuverlässig seien oder ihren Anforderungen entsprächen. „Wenn Sie einen Auftrag mit Nachhaltigkeits- oder CO2-Anforderungen haben, haben Sie zwar die Ausrüstung, die Sie für diesen Auftrag benötigen, aber Sie müssen noch nicht darin investieren. Es ist ein sehr kostspieliges Risiko, und es ist wirklich schön, wenn Sie es, in Ermangelung eines besseren Begriffs, auf die Mietfirma abwälzen können, denn die Mietfirmen sind so konzipiert und gebaut, dass sie mit diesem Risiko umgehen können.“

Datentechnologie kann den Mietbaumarkt unterstützen

Auch wenn der Mietmarkt für Auftragnehmer möglicherweise teurer wird, gibt es insgesamt viele Instrumente zur Verwaltung und möglichen Kostensenkung.

Eine Schlüsselstrategie ist die Einführung neuer Datentechnologien.

Zwar sei die Durchführung herkömmlicher Geschäftspraktiken (Verhandlungen, internes Management, Suche nach zuverlässigen Händlern) nach wie vor wichtig, doch Perez kam zu dem Schluss, dass sich die Anpassung an die Modernisierung der Branche durch neue Technologien erleichtern lasse.

„Es gibt Softwareplattformen von Drittanbietern, die diese Prozesse vereinfachen, indem sie es Auftragnehmern ermöglichen, Tarife anzufordern, zu validieren und zu verwalten, die Miettransparenz auf Projektebene für Teams zu automatisieren, den Zustand der Ausrüstung zu prüfen und zu dokumentieren sowie Mietbenachrichtigungen zum Mietende zu senden und Freigaben (Abrufe) mit einem Klick mitzuteilen“, sagte Perez. „Diese Technologie ermöglicht es Auftragnehmern, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und sich auf die Optimierung der Mietkosten zu konzentrieren.“

„Da sich die Branche weiterentwickelt, wird die Übernahme dieser Strategien und Werkzeuge für Bauunternehmer von entscheidender Bedeutung sein, um in einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben“, sagte er.

Und Nickell ist gespannt, wie selbst die kleinsten Bauunternehmen moderne Maschinen nutzen können. Er sieht eine Zukunft vor sich, in der Mietagenturen und Bauunternehmen remote und gemeinsam arbeiten.

„Wenn die Geräte über Fahrerassistenzfunktionen verfügten und man sie fernsteuern könnte und wenn jemand per Fernzugriff von Baustelle zu Baustelle pendeln könnte, wäre die Effizienz schier unendlich“, meinte er.