如何通过“智能”项目管理节省资金并取得成功

进度分析程序可以为项目绩效提供有价值的见解。

报告指出：“营收增长很可能主要由价格上涨而非销量增长推动。除了应对持续的通货膨胀外，该行业还面临着原材料价格波动和劳动力成本上涨的问题。”

“另一个重大挑战是技术工人持续短缺，这继续影响着该行业。此外，高利率和更严格的贷款标准也对建筑活动造成了影响。”

利率上升导致建筑业支出减少，使得该行业利润下降；当支出停滞不前时，该行业的竞争就会更加激烈。

在竞争日益激烈的环境下，承包商和业主要想保持领先地位，明智的做法是让自己的公司与其他公司区分开来。

建筑行业的经济环境会影响财务策略。在支出较高的时期，业主更倾向于发布变更指令，预期可以在后续项目中弥补损失的利润。相反，在支出较低的时期，资金成本上升，业主会精打细算，力求确保利润空间。

这种变化动态凸显了一个关键点：无论经济状况如何，建筑业的延误始终存在。那么问题就变成了：为什么在经济条件变化的情况下，这些延误仍然持续存在？

为建筑问题提供积极主动的解决方案

鉴于我们仍然担心去年的交货周期、价格波动、通货膨胀、劳动力短缺以及其他可能影响我们建设的因素，我想提出一种范式转变，即采取更加积极主动、综合全面的方法。

这就体现了将项目控制融入组织结构的重要性。

凭借新兴建筑技术的强大功能，我们希望今年建筑行业能够更加智能地工作，而不是更加努力地工作，利用你们已经拥有的丰富资源：数据。

当我们采用这种积极主动、数据驱动的方法时，明确项目管理框架内的各个角色和区别至关重要。其中一个关键方面是理解项目管理和项目控制之间的关系和差异。

这两个关键要素结合起来，可以有效地影响项目的最终结果。

“项目管理”与“项目控制”

根据项目控制学院的说法，项目管理和项目控制之间有三个主要区别。

“项目控制”是“项目管理”的一个子集，主要关注项目的成本和进度管理。

项目经理负责指导项目团队的工作。项目控制人员负责向项目经理和团队提供潜在的成本和进度风险以及相应的应对方案。

项目控制人员生成成本和进度信息，而项目经理则利用这些信息来制定项目决策。

本质上，项目控制机制会在整个项目生命周期中提醒利益相关者注意各种潜在风险信号。项目经理可以利用项目控制机制提供的以数据为中心的关键绩效指标 (KPI) 和报告，做出明智的决策来控制项目。

然而，业内人士往往将“项目控制”视为某个人或部门的职责。毕竟，正如上文所述，项目控制人员的职责是协助项目经理。

虽然这在历史上是正确的，但认为这种责任应该由一个人/一个部门承担的想法，会导致大量关键数据未被利用。

如果项目经理不能有效利用和理解项目数据，他们就像是在漫无目的地摸索。

完善“项目控制”的定义

毫无疑问，建筑业普遍存在的问题是超支和延误。

有大量证据可以佐证这一说法，以下两个简单的统计数据就能说明这一点：

1. 预算超支：根据会计师事务所毕马威的一份报告，在过去三年（2021-2023 年）中，只有 31% 的项目预算超支控制在 10% 以内。
2. 项目延误：仅在 2022 年，91% 的受访建筑经理表示他们参与的项目都出现了延误。

虽然造成这两个问题的原因有很多，但大多数问题都源于对项目控制的根本误解。项目控制并非走过场，也不是承包商的专属责任。它也不应局限于进度安排员或项目经理的职责范围。项目控制是一项协作工作，在组织的各个层面都至关重要。

项目控制并非项目管理的子集，而是其核心，专注于细致的监控和分析。项目经理掌舵，负责客户沟通、质量把控、范围控制和审批等工作。而项目控制人员则专注于将数据转化为易于理解和利用的形式，以便项目经理能够做出更明智的决策。

即使是项目经理本身，以及进度安排软件，都可以被视为一种项目控制手段。但这些资源都只是项目控制的一个步骤。要建立一套系统化的项目控制标准，唯一的方法是将所有这些系统与技术整合，并利用数据来影响最终结果。

将“智能”融入“智能项目管理”中

专业软件程序在建筑行业中发挥着至关重要的作用，尤其是在创建和维护严格的项目控制方面。

这些软件解决方案使项目经理能够精确地监控和管理建设项目的各个方面，从最初的规划阶段到最终的交付。

许多公司利用这些工具生成高质量的进度计划、详细的分析报告和深入的洞察，以确保项目按时按预算完成。但这些程序往往没有得到充分利用，因为它们的功能远不止于此，还包括成本和资源分配、绩效管理以及风险评估。

那些具有多种集成功能的工具提供全面、准确的数据分析，从而能够进行基于事实的对话和做出明智的决策。

关于作者

Michael A. Pink 是 SmartPM Technologies 的首席执行官，该公司是一家领先的建筑数据分析工具公司，旨在提高进度质量、评估风险、审查绩效和控制项目结果。