Uma melhor gestão do progresso é o segredo para projetos bem-sucedidos?

Essas podem ser as conclusões da pesquisa liderada por Bent Flyvbjerg, professor da Universidade de Oxford. Após compilar os resultados de mais de 16.000 projetos que vão de construção a TI, ele afirma que apenas 8,5% atingem seus objetivos iniciais dentro do tempo e orçamento alocados.

Um estudo recente da Hexagon, em colaboração com o Project Management Institute, oferece uma visão mais matizada. Ele revela que uma parcela significativa de empresas (40%) relata que menos da metade de seus principais projetos atendem aos cronogramas e orçamentos planejados. Por outro lado, 20% dizem que esses objetivos são alcançados em 80% ou mais dos casos.

Devido à vasta complexidade de grandes projetos, muitas vezes é impossível saber exatamente onde alguém está em um dado momento. As decisões são, portanto, tomadas com base em dados parciais, ausentes ou simplesmente falsos. Sem informações confiáveis, é impossível comparar projetos, fazer correções ou identificar áreas de falha - isso leva a suposições e, muitas vezes, a suposições incorretas.

Um problema de estruturas

Melhorar a medição do progresso começa com a escolha das estruturas corretas de gerenciamento de projetos.

Os gerentes de TI desempenham um papel fundamental aqui para evitar escolhas de métodos subjetivos ou opacos. Métodos ruins geralmente compartilham falhas comuns: entrada manual e manipulação de informações, falta de definição objetiva de marcos e incapacidade de priorizar o que é importante. Isso leva a "marcar caixas" sem realmente avançar o projeto.

Durante a fase de design, o que pode ser vantajoso é o uso do método de marco ponderado: estabelecer uma lista de marcos que tornam os estágios de design mensuráveis, depois ponderar as propriedades a serem concluídas para cada marco. Isso permite medir o progresso incrementalmente entre os marcos e evitar as “caixas pretas” que obscurecem o progresso do projeto.

Entendendo o que atrapalha o alto desempenho do projeto

No entanto, a incapacidade de verificar o status de um projeto não é meramente uma questão metodológica. Na realidade, três categorias de fatores desempenham um papel:

Fatores técnicos, como gerenciamento manual de dados, armazenamento de informações importantes em arquivos Excel ou a incapacidade de se aprofundar em detalhes e verificar informações. Essas são naturalmente algumas das principais áreas de foco para departamentos de TI. Uma solução poderia ser adotar uma plataforma Enterprise Project Performance (EPP) adequada. Essa plataforma integraria funções-chave do projeto (gerenciamento de projetos, controles, recursos, etc.) e se conectaria a várias fontes de dados, como ERP e aplicativos de negócios.

Fatores organizacionais, como silos entre stakeholders e a ausência de relatórios padronizados ou marcos acordados. O departamento de TI pode ajudar a mediar essas questões - Por exemplo, promovendo a adoção de uma Definição de Pronto e seus critérios, como visto em projetos ágeis.

Os fatores humanos variam do viés do otimismo ao fato de que certos participantes do projeto têm incentivos para manter informações para si mesmos ou podem às vezes exagerar o progresso. Esses fatores são inevitáveis em grandes projetos que envolvem inúmeras equipes e subcontratados, todos trabalhando uns com os outros. Uma maneira de limitar seu efeito é automatizar a objetividade.

Para superar esses desafios e reduzir vieses humanos, uma meta fundamental é eliminar o máximo possível a medição de progresso manual e subjetiva em favor de medidas automatizadas e objetivas de várias fontes. Os números não mentem quando se trata de gerenciamento de progresso e a objetividade desbloqueia o caminho para o sucesso ao dobrar os dados.

Indo além do auto-relato

Veja o caso de um projeto de construção: mesmo em megaprojetos, não é incomum que o progresso de certas tarefas seja medido apenas pela avaliação de progresso do subcontratado, com todos os riscos que isso acarreta.

Como obter melhores resultados? Integrando cronogramas de projetos com outros indicadores, como medições físicas de progresso via aplicativos móveis (ou drones), gerenciamento de materiais e quantidades reportadas por etiquetas RFID ou escaneamento de código de barras, e dados contábeis do ERP - idealmente em uma única interface.

A capacidade de automatizar esses vários fluxos de dados e usá-los para tomar decisões de projeto é uma das estratégias mais eficazes para o sucesso do projeto. De acordo com um estudo recente da Logikal, apenas 5% dos projetos atingem esse nível de automação - mas sua taxa de sucesso então sobe para 79%!

Esse efeito se aplica a projetos em todos os setores e se deve a dois fatores: maior confiança nos dados e a capacidade aprimorada dos controles de projeto de cumprir sua função. Quanto menos dados precisarem ser coletados e manipulados manualmente, mais transparentes, imediatos e utilizáveis eles serão. Na escala de um grande projeto, isso significa a possibilidade de corrigir o curso antes que os problemas surjam.

Para que os projetos sejam um sucesso, o status quo precisa mudar, onde as decisões do projeto são tomadas com dados faltantes ou completos. Informações confiáveis estão no cerne de uma melhor tomada de decisão e os obstáculos ao alto desempenho precisam ser navegados, sejam eles fatores técnicos, humanos ou organizacionais. Afinal, o gerenciamento de progresso impulsiona o sucesso do gerenciamento de projetos e é importante não olhar para o gerenciamento de projetos sem dar a ele uma consideração real.

Sobre o autor

Jean Luc Ozoux é consultor sênior da indústria para a Hexagon. Graduado em MBA pela Universidade de Paris em Sistemas de Informação e Gestão, ele tem mais de 35 anos de experiência em implementação de software e gestão de projetos de capital.