Não é um 'brinquedo brilhante': como um contratante reformulou o cronograma sem perseguir o hype tecnológico

Imagem criativa do software Planera em um canteiro de obras. Imagem: Planera

Isso ocorreu porque a empresa já havia passado mais de uma década elevando os padrões de seu cronograma interno de projetos e finalmente encontrou uma ferramenta que conseguia acompanhar.

A Zachry, especializada em contratos civis e industriais pesados com base de operações no Texas, fez uma parceria com a startup de software de agendamento Planera, também sediada nos EUA, em meados de 2024.

A dupla anunciou a parceria publicamente, mas Zachry observou que o lançamento foi mais do que uma implementação de novo software.

“Não corremos atrás de brinquedos novos e brilhantes”, disse Ranjeet Gadhoke, vice-presidente de controles de projetos na Zachry.

Ele acrescentou que o uso de software avançado foi uma decisão deliberada e sistemática, com o objetivo de aprimorar um processo interno já produtivo. "Nossos sistemas visam capacitar as pessoas que realmente os utilizam e instruir as pessoas que as lideram", disse Gadhoke.

A incorporação da Planera marcou o que ele descreveu como a implementação de software mais rápida em seus 18 anos na empresa e o ápice de um processo que ele iniciou internamente há 15 anos.

De ferramentas dispersas a agendamentos estruturados

A ênfase de Gadhoke em tecnologia com propósito advém da experiência. Após ingressar na Zachry em 2008, ele se propôs a aprimorar o que considerava uma cultura de agendamento medíocre.

Ele disse que o setor normalmente recorria ao viés de proximidade ao selecionar gerentes de programação e planejamento; ou seja, as funções eram preenchidas conforme a necessidade por funcionários que (frequentemente) não tinham interesse ou perspicácia na tarefa.

“Colocamos qualquer pessoa que pudesse atualizar o software como programador”, disse ele ao Construction Briefing . “Mas nunca colocamos ênfase no aspecto de programação do que fazemos na construção.”

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Em outras palavras, o agendamento foi tratado por muito tempo como uma função secundária do software, em vez de uma disciplina estratégica; uma tarefa administrativa, em vez de um fator essencial para o sucesso do projeto.

Para Gadhoke, ignorar essa ênfase era justamente o problema.

“O cronograma é a única ferramenta com visão de futuro no controle de projetos”, explicou ele. “Todo o resto é um relato do que já aconteceu.”

Ranjeet Gadhoke, Construção Zachry

“Se você quer influenciar os resultados, comece pelo cronograma.”

Gadhoke assumiu a responsabilidade de tornar a programação uma atividade profissional viável.

"Eu não tinha influência na empresa, então tive que construí-la", disse ele. "Com o tempo, consegui contratar programadores profissionais que queriam ser programadores."

Por fim, ele ajudou a criar um novo departamento com diretrizes, padrões e liderança sob um recém-nomeado diretor de programação.

Gadhoke acrescentou: “Foi assim que chegamos a um ponto em que nossos cronogramas para um projeto eram de qualidade realmente boa; capacitando as mãos que constroem e iluminando as mentes que lideram”.

Quando Zachry se envolveu com Planera, eles não estavam buscando resgate: eles estavam buscando alinhamento.

“Eles já haviam descoberto suas melhores práticas e as implementado”, disse Nitin Bhandari, CEO da Planera. “Os dados estavam limpos. A visão era clara. É isso que você quer em um parceiro.”

O apelo imediato para Zachry foi a capacidade da Planera de consolidar cronogramas de mão de obra e equipamentos em vários projetos, oferecendo uma visão regional da alocação de recursos.

“Os recursos não são ilimitados”, disse Gadhoke. “Nunca tivemos esse nível de visibilidade antes.

“Com o Planera, o que costumava levar horas de agregação manual agora leva segundos.”

'Primeiro no campo', não 'somente no escritório'

Plataforma de desktop do Planera Imagem: Planera

Um dos aspectos mais impactantes da parceria foi o suporte em constante evolução da Planera às equipes de campo. A interface para tablet recém-lançada da Planera permite que superintendentes e parceiros comerciais visualizem e atualizem cronogramas no local.

“Pela primeira vez, o campo tem acesso de alta fidelidade ao cronograma”, disse Bhandari ao Construction Briefing . “Eles podem fazer atualizações em tempo real, acompanhar o progresso e inserir informações diretamente no cronograma mestre.”

Gadhoke concordou, observando que a plataforma ajudou a resolver lacunas não apenas no planejamento em nível empresarial, mas também em previsões de curto intervalo, de três semanas.

“Nossos cronogramas gerais eram robustos”, disse ele. “Mas as previsões eram inconsistentes. Todos tinham sua própria planilha do Excel. A Planera está nos ajudando a fechar essa lacuna.”

E o benefício não é apenas o acesso; é o timing e a responsabilização. Gadhoke descreveu uma vida anterior em que os dados eram exportados manualmente todas as sextas-feiras e compilados em relatórios que chegavam aos tomadores de decisão na segunda-feira seguinte.

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“Agora, como tudo já está no sistema, as pessoas podem fazer login diretamente”, disse ele. “[A Planera] não licenciou o sistema por usuário, o que significa que mais pessoas – do campo ao escritório – estão acessando o sistema ao mesmo tempo.”

Essa rapidez permitiu que Zachry começasse a vincular o desempenho do cronograma aos resultados do projeto, até mesmo aos incentivos da equipe. "Estamos vinculando os bônus à nossa gestão de recursos. Isso só é possível porque finalmente temos uma visão clara de todos os projetos", explicou Gadhoke.

Ele continuou: “Todos, da liderança de campo aos controles de projeto, agora podem ver como os recursos estão fluindo em 25 tarefas ativas. Isso inclui tudo, desde equipes até guindastes. E quando as pessoas sabem que suas decisões são visíveis e acionáveis, elas planejam com mais propósito.”

Aumentando o nível de maturidade dos controles de projeto

Nitin Bhandari, Planera

Gadhoke enquadra o progresso de Zachry em quatro níveis de maturidade de controles de projeto: iniciante, levemente estruturado, totalmente estruturado e gerador de valor.

Ele disse que Zachry está atualmente no nível três – estruturado e padronizado.

“Você tem estrutura, tem padrões e pode começar a observar tendências”, disse ele. “Mas o nível quatro é onde essas informações começam a influenciar decisões em tempo real.”

Agora, a empresa está em posição de explorar ferramentas como o Planera para ajudar a avançar para o nível quatro, acrescentou Gadhoke.

“O nível quatro é onde suas informações começam a gerar resultados”, disse ele. “É onde o planejamento ajuda a melhorar a segurança, a qualidade e a produtividade. Esse é o objetivo.”

A Planera, por sua vez, vê Zachry como um parceiro e um campo de provas, indo ao encontro do software (em alguns casos) mais da metade do caminho para melhorar um produto já confiável.

“Não queremos apenas clientes”, disse Bhandari. “Queremos pessoas que nos incentivem a construir algo verdadeiramente útil para a indústria.”

Em um mercado lotado de soluções tecnológicas chamativas, o lançamento do Planera de Zachry oferece um caso único de adoção de software que foi rápida, mas medida e implementada com propósito.

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