Una migliore gestione dei progressi è il segreto del successo dei progetti?

Potrebbero essere queste le conclusioni della ricerca condotta da Bent Flyvbjerg, professore all'Università di Oxford. Dopo aver compilato i risultati di oltre 16.000 progetti che spaziano dall'edilizia all'IT, afferma che solo l'8,5% raggiunge gli obiettivi iniziali entro i tempi e il budget assegnati.

Uno studio recente di Hexagon, in collaborazione con il Project Management Institute, offre una visione più sfumata. Rivela che una quota significativa di aziende (40%) segnala che meno della metà dei loro progetti principali rispetta le tempistiche e i budget pianificati. Al contrario, il 20% afferma che questi obiettivi vengono raggiunti nell'80% o più dei casi.

A causa della grande complessità dei grandi progetti, spesso è impossibile sapere esattamente dove ci si trova in un dato momento. Le decisioni vengono quindi prese sulla base di dati parziali, mancanti o semplicemente falsi. Senza informazioni affidabili, è impossibile confrontare progetti, apportare correzioni o identificare aree di fallimento: questo porta a congetture e spesso a ipotesi errate.

Un problema di framework

Per migliorare la misurazione dei progressi è necessario iniziare scegliendo i giusti framework di gestione del progetto.

I responsabili IT svolgono un ruolo chiave qui nell'evitare scelte di metodo soggettive o opache. I metodi scadenti spesso condividono difetti comuni: immissione manuale e manipolazione delle informazioni, mancanza di definizione oggettiva delle milestone e incapacità di stabilire le priorità di ciò che è importante. Ciò porta a 'spuntare caselle' senza far realmente progredire il progetto.

Durante la fase di progettazione, può essere vantaggioso l'uso del metodo delle milestone ponderate: stabilire un elenco di milestone che rendano misurabili le fasi di progettazione, quindi ponderare le proprietà da completare per ciascuna milestone. Ciò consente di misurare i progressi in modo incrementale tra le milestone ed evitare le "scatole nere" che oscurano i progressi del progetto.

Comprendere cosa ostacola le elevate prestazioni del progetto

Tuttavia, l'incapacità di accertare lo stato di un progetto non è solo una questione metodologica. In realtà, tre categorie di fattori giocano un ruolo:

Fattori tecnici, come la gestione manuale dei dati, l'archiviazione delle informazioni chiave in file Excel o l'impossibilità di approfondire i dettagli e verificare le informazioni. Questi sono naturalmente tra le aree principali di attenzione per i reparti IT. Una soluzione potrebbe essere l'adozione di una piattaforma Enterprise Project Performance (EPP) adatta. Questa piattaforma integrerebbe le funzioni chiave del progetto (gestione del progetto, controlli, risorse, ecc.) e si collegherebbe a più fonti di dati come ERP e applicazioni aziendali.

Fattori organizzativi, come i silos tra gli stakeholder e l'assenza di reporting standardizzato o milestone concordate. Il reparto IT può aiutare a mediare queste questioni, ad esempio promuovendo l'adozione di una Definition of Done e dei suoi criteri, come si vede nei progetti agili.

I fattori umani spaziano dal pregiudizio dell'ottimismo al fatto che alcuni partecipanti al progetto hanno incentivi a tenere per sé le informazioni o a volte possono esagerare i progressi. Questi fattori sono inevitabili nei grandi progetti che coinvolgono numerosi team e subappaltatori che lavorano tutti insieme. Un modo per limitarne l'effetto è automatizzare l'obiettività.

Per superare queste sfide e ridurre i pregiudizi umani, un obiettivo chiave è quello di eliminare il più possibile la misurazione manuale e soggettiva dei progressi a favore di misure automatizzate e oggettive da più fonti. I numeri non mentono quando si tratta di gestione dei progressi e l'obiettività sblocca la strada verso il successo raddoppiando i dati.

Andare oltre l’auto-segnalazione

Prendiamo il caso di un progetto di costruzione: anche nei megaprogetti non è raro che l'avanzamento di determinati lavori venga misurato esclusivamente in base alla valutazione dell'avanzamento dei lavori da parte del subappaltatore, con tutti i rischi che ciò comporta.

Come ottenere risultati migliori? Integrando le pianificazioni dei progetti con altri indicatori, come misurazioni fisiche dei progressi tramite applicazioni mobili (o droni), gestione dei materiali e delle quantità segnalate tramite tag RFID o scansione di codici a barre e dati contabili da ERP, idealmente in un'unica interfaccia.

La capacità di automatizzare questi vari flussi di dati e di utilizzarli per prendere decisioni di progetto è una delle strategie più efficaci per il successo del progetto. Secondo uno studio recente di Logikal, solo il 5% dei progetti raggiunge questo livello di automazione, ma il loro tasso di successo sale al 79%!

Questo effetto si applica ai progetti in tutti i settori ed è dovuto a due fattori: maggiore fiducia nei dati e maggiore capacità dei controlli di progetto di svolgere il loro ruolo. Minore è la necessità di raccogliere e manipolare manualmente i dati, più trasparenti, immediati e utilizzabili sono. Sulla scala di un grande progetto, ciò significa la possibilità di correggere la rotta prima che si presentino problemi.

Affinché i progetti abbiano successo, lo status quo deve cambiare, per cui le decisioni sui progetti vengono prese con dati mancanti o completi. Informazioni affidabili sono al centro di un processo decisionale migliore e gli ostacoli alle prestazioni elevate devono essere superati, siano essi fattori tecnici, umani o organizzativi. Dopotutto, la gestione dei progressi guida il successo della gestione dei progetti ed è importante non guardare alla gestione dei progetti senza dedicarle una reale considerazione.

Informazioni sull'autore

Jean Luc Ozoux è un consulente senior del settore per Hexagon. Laureato in MBA presso l'Università di Parigi in Sistemi informativi e gestione, ha oltre 35 anni di esperienza nell'implementazione di software e nella gestione di progetti di capitale.