Quali sono le cause profonde del fallimento di un progetto? Un esperto di pianificazione di progetti pensa di saperlo.

"Non ho tutte le risposte sul perché il settore edile in alcuni modi sta avendo difficoltà e in altri ha successo, ma penso di avere una buona idea delle cause profonde del successo o del fallimento che possiamo ridurre o amplificare".

Lo afferma Mark Chapman, che ha lavorato per una serie di diverse imprese di ingegneria civile, tra cui Balfour Beatty, Birse Civils e CIMIC Group, in quattro continenti diversi per quasi 30 anni, prima di diventare responsabile dell'innovazione presso l'azienda specializzata in software per l'edilizia Elecosoft l'anno scorso.

Chapman è stato uno dei primi ad adottare la gestione delle informazioni edilizie (BIM) e ha sperimentato per la prima volta il BIM 4D (il processo di combinazione di modelli 3D con informazioni relative a tempi e programmi) nel 2009, durante un periodo di inattività tra una gara d'appalto e l'altra.

Utilizzando il software di gestione delle costruzioni Synchro e disegnando i propri modelli 3D in SketchUp, ha iniziato ad adottare un approccio di base per visualizzare le sequenze di costruzione. Ben presto si è rivelato utile. "La gara successiva che ho fatto era così complessa che era difficile capirci qualcosa. Si trattava di rafforzare e rinnovare una banchina nel nord-est dell'Inghilterra per poter installare parchi eolici nel Mare del Nord. Ma avevo appena scoperto il BIM 4D, quindi ho pensato 'vediamo cosa posso fare'. E prima che tu te ne accorgessi, avevamo presentazioni di gare che mostravano questa cosa in 4D e come l'avremmo consegnata", afferma Chapman.

Più avanti nella sua carriera, mentre lavorava in Australia, la sua reputazione di "vedere le cose in modo un po' diverso" finì per portarlo a essere nominato responsabile della pianificazione per il CIMIC Group. "Ho iniziato a lavorare in una nuova azienda che era stata fondata e chiamata EIC Activities. Era lì che il gruppo metteva insieme tutti i suoi esperti in materia nella speranza che collaborassero e iniziassero a fornire modi innovativi di lavorare e best practice. Spesso ci ritrovavamo coinvolti in progetti piuttosto grandi in cui, diciamo, le cose avrebbero potuto andare meglio", spiega.

Il team si è occupato di 80-90 progetti e gare d'appalto all'anno in tutta la regione Asia-Pacifico.

"Ha dato a me e al mio team una prospettiva piuttosto unica nel corso di quattro o cinque anni, per vedere da vicino e personalmente le cause profonde del fallimento e del successo e quanto fossero comuni nei progetti. Non era solo un'azienda, era un gruppo di aziende in una geografia diversificata", aggiunge.

Cause profonde

Quali sono state quindi le cause più comuni dei problemi o del successo dei progetti?

"Una cosa che abbiamo visto è stata davvero coerente. Sembrerà ovvio, ma pianificare un progetto in modo affidabile è una cosa che è facile fare male ma difficile fare bene", afferma Chapman.

"Vedrete A-team all'interno delle aziende edili che possono fare centro tutto il giorno, tutti i giorni. Ma sfortunatamente, il nostro settore non è pieno di A-team. Invece, è pieno di persone che non hanno mai lavorato insieme e non hanno mai toccato un progetto del genere prima. Potrebbero non avere le capacità di pianificazione.

"Potresti iniziare con un cliente che ha un'aspettativa irrealistica che qualcosa verrà consegnato in 12 mesi. A te, come appaltatore, potrebbero essere date quattro o cinque settimane per capire se 12 mesi sono possibili. E a causa del mondo competitivo in cui viviamo, il più delle volte gli appaltatori cercheranno di adattarsi a quei 12 mesi, che sia possibile o meno. Quindi non passerà molto tempo prima che tu realizzi che sono 18 mesi o due anni".

“Ci sono molte ragioni per cui non è facile farlo: non è solo una questione di capacità, è il mondo contrattuale in cui viviamo, sono le competenze, sono i problemi di informazione. Ma tutto torna alla mancata pianificazione.”

'Attivo 4D'

Nel suo ruolo presso CIMIC Group, Chapman e i suoi colleghi hanno cercato di capire come impedire che si verificassero sforamenti di progetto in primo luogo. "Abbiamo provato cose come migliorare la formazione, i processi, la governance. Abbiamo avuto un certo successo, ma poi abbiamo iniziato a renderci conto che cambiare persone, processi e formazione ti porta solo fino a un certo punto", afferma.

"I progetti di costruzione sono cose incredibilmente complesse ora. Alcuni di loro sono davvero grandi: il più grande di cui mi sono occupato è stato di 4,5 miliardi di dollari australiani. Non c'è modo che una persona possa tenere tutto questo in testa. È una cosa complessa, in movimento, che cambia nel tempo. La tecnologia ha davvero iniziato a trovare il suo posto per noi in termini di gestione di quella complessità. Ma abbiamo capito che non potevamo semplicemente avvolgere la tecnologia attorno a un processo interrotto".

Di conseguenza, Chapman e i suoi colleghi hanno iniziato a sperimentare modi innovativi di lavorare. Uno di questi approcci, sviluppato in collaborazione con Elecosoft, si chiama "Active 4D", un termine che Elecosoft ha da allora registrato come marchio.

L'approccio standard al 4D prevede di basare i modelli 3D su formati in stile diagramma di Gantt 2D che integrano le pianificazioni dei progetti nei modelli 3D per consentire ai team di costruzione di visualizzare il progetto in 4D.

Ma Chapman avverte: "Questo si basa ancora su un processo pesantemente manuale e caotico. Ci sono molti input di dati, conversazioni, e-mail, disegni, e poi ci metti sopra la tecnologia.

Segna Chapman

"Si finisce per passare circa il 70-75% del tempo a pianificare il progetto in un formato di diagramma di Gantt e poi, se si è fortunati, si potrebbe avere il 20% in cui si può vedere in 4D. Ciò non lascia molto tempo per ottimizzare ciò che si sta per costruire. Prima che tu te ne accorga, stai inviando la tua offerta e sei vincolato a quella durata e sequenza."

Al contrario, Active 4D capovolge il processo, secondo Chapman. Comporta l'utilizzo del modello 3D durante tutto il processo di pianificazione. "Iniziamo con il modello. Si vede la geometria, ma ciò che non si vede sono i metadati che ci sono dietro. E i metadati sono molto ben strutturati. Ciò che si riesce a fare con l'automazione che abbiamo integrato in PowerProject è di assorbire quei metadati e inserirli nelle attività create e di correlarle agli oggetti 3D in pochi secondi".

Il risultato, secondo Chapman, è che i team di costruzione hanno molto più tempo per esaminare il progetto in 4D e discutere sul modo migliore per realizzarlo e ottimizzarlo senza dover attendere la fine del processo di immissione dei dati.

"Come appaltatore, devo capire come consegnerò questa cosa complessa, non lo so ancora, ma lo scoprirò. Il processo di pianificazione è uno strumento per capirlo. Ma se hai trascorso la maggior parte di quel tempo a inserire e confrontare dati in un modo non molto visivo, allora è davvero dura, secondo la mia esperienza", spiega.

"I clienti dovrebbero lasciare che gli appaltatori innovino"

Un ambito in cui Chapman vorrebbe vedere un cambiamento è quello in cui i clienti e le organizzazioni governative specificano come pianificare i progetti, che si tratti dello strumento o del processo che i team di costruzione devono utilizzare.

"La specifica del processo viene propagata contratto dopo contratto. Diventa un'idea fissa che è così che devi farlo. Ma in realtà significa che stai impedendo ai contractor di innovare", afferma.

"È abbastanza comune, negli ultimi 30 anni, che lo strumento e il processo siano specificati. Ma non abbiamo migliorato la nostra affidabilità o produttività in questo settore in tutto questo tempo. Quindi posso dirvi che questa non è la soluzione."

E usa l'analogia della costruzione di una piscina nel giardino sul retro. "Piuttosto che dire all'appaltatore che deve usare una pala, lascia che usi l'escavatore che vuole usare. È uno strumento o un processo molto migliore per consegnare la piscina che desideri", dice.