6 consigli per una mediazione efficace quando si sviluppano controversie sui contratti di costruzione

Quando sorge una controversia durante un progetto di costruzione, la situazione può rivelarsi estremamente problematica per le persone coinvolte, dagli appaltatori, subappaltatori e ingegneri ai progettisti, architetti e project manager.

Uno dei modi principali in cui le controversie contrattuali vengono ampiamente gestite a livello globale, incluso nel settore delle costruzioni, è tramite la mediazione. La mediazione aiuta a limitare la tensione tra due parti, riduce il tempo impiegato per risolvere le controversie legali, consentendo a tutti di concentrarsi sul progetto di costruzione.

Vale la pena sottolineare che ci sono alcune cose che dovrebbero essere considerate per ottenere il massimo dal processo di mediazione. Ian Carson, responsabile delle controversie commerciali presso Harper James, condivide i suoi migliori consigli per una mediazione efficace nelle controversie contrattuali:

1) Scegliere il mediatore giusto

Se nel contratto è presente una clausola di risoluzione delle controversie (che dovrebbe essere una delle prime cose da controllare), potrebbe stabilire se un particolare organismo debba nominare il mediatore: si tratta di una terza parte imparziale il cui ruolo è quello di assistere le parti in conflitto nel raggiungere un accordo.

In caso contrario, è una buona idea cercare raccomandazioni da altre persone fidate nel tuo settore. Un mediatore con una solida esperienza nel tipo di controversia in cui sei coinvolto è sempre una scelta naturale e le raccomandazioni del passaparola sono sempre utili.

2) Pensa alla tua strategia in anticipo

È importante pensare in anticipo a quali offerte e concessioni sei disposto a fare e accettare nella mediazione stessa. Questo potrebbe includere il controllo con i responsabili delle finanze all'interno della tua organizzazione, se le finanze sono in qualche modo al centro del problema, e assicurarti di avere le idee chiare su quali proposte o riduzioni monetarie puoi fare o accettare in sicurezza: questo è spesso definito "autorità di risolvere".

Perché il mediatore si aspetterà anche che tutte le parti capiscano quali potrebbero essere le loro alternative migliori e peggiori a un accordo (ad esempio se la mediazione stessa non dovesse portare a una risoluzione).

3) Sapere cosa aspettarsi il giorno della mediazione

Ogni mediazione si svolge in modo leggermente diverso, ma è saggio capire come è probabile che si svolga. Se la mediazione si svolge di persona, il mediatore incontrerà te e il tuo avvocato nella vostra stanza privata e spiegherà la natura riservata del processo, a meno che non gli diate il permesso di condividere cose specifiche con l'altra parte o le altre parti.

Verrai invitato a partecipare a un incontro di apertura iniziale con le altre parti e ti verrà anche chiesto se desideri fare una dichiarazione di apertura in quel momento (cosa a cui dovresti pensare in anticipo). Dopo l'incontro, tutti torneranno nelle loro stanze private e il mediatore inizierà a parlare con ciascuna parte separatamente. Ciò dà l'opportunità al mediatore di porre ulteriori domande o chiedere chiarimenti all'altra parte/alle altre parti tramite il mediatore.

Alla fine, idealmente, inizieranno ad arrivare offerte o altre proposte di conciliazione e questo a volte può richiedere il resto della giornata e anche la sera, quindi preparatevi a un lungo percorso.

Se la mediazione avviene online, il formato sopra descritto varierà in una certa misura, ma la diplomazia veloce del mediatore rimarrà verosimilmente la stessa.

4) Guarda la situazione in modo obiettivo

La cosa principale da tenere a mente è che l'obiettivo della mediazione è raggiungere un risultato reciprocamente accettabile. Continua a concentrarti sui benefici che un accordo potrebbe portare, come la possibilità di far andare avanti un progetto, ed evita di farti prendere dal pensiero di superiorità.

Osserva ogni offerta che ti viene fatta con una lente obiettiva e fai attenzione a mantenerla il più possibile credibile: questo riduce al minimo il rischio che venga rifiutata a priori e considerata come un potenziale motivo di ostilità, il che può ovviamente influenzare l'intero tono della giornata.

Il mediatore potrebbe anche segnalartelo e probabilmente ti chiederà di spiegare il ragionamento alla base della tua proposta, in modo da poterlo trasmettere all'altra parte/alle altre parti.

5) Pensa al rapporto commerciale in corso (se esiste o potrebbe esistere)

La mediazione è ampiamente accettata come uno dei migliori metodi di risoluzione alternativa delle controversie (ADR) per aumentare la probabilità di mantenere relazioni commerciali future con coloro con cui si è attualmente in conflitto. È bene tenerlo a mente quando si entra in mediazione se questa è una considerazione importante per la propria azienda.

6) Accettare che la mediazione possa avere i suoi limiti

Ricorda che, in ultima analisi, il successo o il fallimento di una mediazione è determinato dal comportamento delle parti coinvolte, il che implica anche affrontare il procedimento con aspettative ragionevoli e realistiche.

Il mediatore ha il compito di facilitare la comunicazione tra le parti ma, in genere, non emette alcun tipo di verdetto né prende decisioni per conto di alcuno (a meno che non si tratti di una mediazione di tipo valutativo o trasformativo).

Un mediatore spesso fa l'avvocato del diavolo per testare il tuo caso nella sicurezza della tua stanza. È semplicemente parte del processo. Non significa che il mediatore stia battendo per l'altra parte.

Se non si raggiunge un accordo, sarà necessario adottare ulteriori misure sotto forma di un'altra forma o di altre forme di ADR o, nel peggiore dei casi, avviare un procedimento giudiziario, il che si traduce in costi maggiori e ulteriori ritardi nel progetto, nel possibile lungo cammino che lo attende.

Riepilogo

L'applicabilità di qualsiasi accordo raggiunto in mediazione si basa esclusivamente sul rispetto da parte delle parti di tale accordo, che sarà stabilito in un accordo scritto e firmato alla conclusione della mediazione. Il mediatore avrà chiarito fin dall'inizio che nessun accordo è vincolante finché non è firmato per iscritto.

La mediazione può offrire soluzioni rapide e convenienti, che sono considerazioni importanti nel contesto delle controversie sui contratti di costruzione. Il tasso di successo è buono e migliora la probabilità che si possano mantenere relazioni commerciali positive. Queste soluzioni possono essere più ampie di quelle disponibili in altre forme di ADR o alla fine del processo giudiziario.

Ian Carson è responsabile delle controversie commerciali presso Harper James.

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