6 conseils pour une médiation efficace en cas de litiges contractuels dans le secteur de la construction

Lorsqu'un litige survient au cours d'un projet de construction, il peut s'avérer extrêmement problématique pour les personnes impliquées, des entrepreneurs, sous-traitants et ingénieurs aux concepteurs, architectes et gestionnaires de projet.

L’un des principaux moyens de règlement des litiges contractuels à l’échelle mondiale, y compris dans le secteur de la construction, est la médiation. La médiation permet de limiter les tensions entre deux parties, de réduire le temps consacré à la résolution des litiges juridiques, permettant ainsi à chacun de se concentrer sur le projet de construction.

Il convient de souligner que certains éléments doivent être pris en compte pour tirer le meilleur parti du processus de médiation. Ian Carson, responsable des litiges commerciaux chez Harper James, partage ses meilleurs conseils pour une médiation efficace dans les litiges contractuels :

1) Choisir le bon médiateur

S'il existe une clause de résolution des litiges dans le contrat (ce qui devrait être l'une des premières choses à vérifier), elle peut indiquer si un organisme particulier doit nommer le médiateur : il s'agit du tiers neutre dont le rôle est d'aider les parties en conflit à parvenir à un règlement.

Dans le cas contraire, il peut être judicieux de demander conseil à d'autres personnes de confiance dans votre secteur d'activité. Un médiateur ayant une solide expérience dans le type de litige dans lequel vous êtes impliqué est toujours un choix naturel et le bouche-à-oreille est toujours utile.

2) Réfléchissez à votre stratégie à l’avance

Il est important de réfléchir en amont aux offres – et aux concessions – que vous êtes prêt à faire et à accepter dans le cadre de la médiation elle-même. Cela peut impliquer de vérifier auprès des responsables financiers de votre organisation si les finances sont au cœur du problème d'une manière ou d'une autre, et de vous assurer que vous avez clairement défini les propositions ou réductions monétaires que vous pouvez faire ou accepter en toute sécurité – c'est ce que l'on appelle souvent « l'autorisation de régler ».

Parce que le médiateur s'attendra également à ce que toutes les parties déterminent quelles pourraient être leurs meilleures et leurs pires alternatives à un règlement (c'est-à-dire si la médiation elle-même n'aboutit pas à une résolution).

3) Sachez à quoi vous attendre le jour de la médiation

Chaque médiation se déroule de manière légèrement différente, mais il est judicieux de comprendre comment elle est susceptible de se dérouler. Si la médiation a lieu en personne, le médiateur vous rencontrera, vous et votre avocat, dans votre salle privée et vous expliquera la nature confidentielle du processus, à moins que vous ne lui donniez la permission de partager des informations spécifiques avec l'autre ou les autres parties.

Vous serez invité à assister à une première réunion d'ouverture avec les autres parties et il vous sera également demandé si vous souhaitez faire une déclaration liminaire (à laquelle vous devrez réfléchir à l'avance). Après la réunion, chacun retournera dans sa salle privée et le médiateur commencera alors à parler avec chaque partie séparément. Cela donne au médiateur l'occasion de poser d'autres questions ou de demander des éclaircissements à l'autre ou aux autres parties par l'intermédiaire du médiateur.

Finalement – et idéalement – des offres ou d’autres propositions de règlement commenceront à être faites et cela peut parfois prendre le reste de la journée et jusque dans la soirée, alors soyez prêt pour un long processus.

Si la médiation se déroule en ligne, le format probable décrit ci-dessus variera dans une certaine mesure, mais la diplomatie de la navette du médiateur sera probablement la même.

4) Regardez la situation objectivement

Il ne faut surtout pas oublier que l’objectif de la médiation est de parvenir à une solution mutuellement acceptable. Continuez à vous concentrer sur les avantages qu’un accord pourrait apporter, comme la possibilité de relancer un projet, et évitez de vous laisser entraîner dans une logique de surenchère.

Considérez toutes les offres qui vous sont faites avec un regard objectif et veillez à ce qu'elles soient crédibles : cela minimise le risque qu'elles soient rejetées d'emblée et considérées comme potentiellement déclenchantes d'hostilité, ce qui peut bien sûr affecter le ton général de la journée.

Votre médiateur pourrait même vous en faire part et vous demandera probablement d'expliquer le raisonnement qui sous-tend votre proposition afin qu'il puisse le transmettre à l'autre ou aux autres parties.

5) Pensez à la relation commerciale en cours (s’il y en a ou pourrait y en avoir une)

La médiation est largement reconnue comme l'une des meilleures méthodes de résolution alternative des conflits (ADR) pour augmenter la probabilité de maintenir des relations commerciales futures avec ceux avec lesquels vous êtes actuellement en conflit. Il est bon d'avoir cela à l'esprit lorsque vous engagez une médiation si c'est une considération importante pour votre entreprise.

6) Accepter que la médiation puisse avoir ses limites

N’oubliez pas qu’en fin de compte, le succès ou l’échec d’une médiation est déterminé par la manière dont les parties impliquées se comportent, ce qui implique d’aborder le processus avec des attentes raisonnables et réalistes.

Le médiateur est là pour faciliter la communication entre les parties mais, en règle générale, il ne rend aucun verdict ni ne prend aucune décision au nom de quiconque (à moins qu'il ne s'agisse d'un type de médiation évaluative ou transformatrice).

Un médiateur jouera souvent le rôle d'avocat du diable pour tester votre cas dans la sécurité de votre propre bureau. Cela fait simplement partie du processus. Cela ne signifie pas que le médiateur se bat pour la partie adverse.

Si aucun accord n'est trouvé, d'autres mesures devront être prises sous la forme d'une ou plusieurs autres formes de règlement extrajudiciaire des litiges ou, dans le pire des cas, d'une procédure judiciaire - ce qui signifie en réalité des coûts plus élevés et des retards supplémentaires dans le projet, sur le long chemin qui reste peut-être à parcourir.

Résumé

L'applicabilité de tout accord conclu dans le cadre d'une médiation repose entièrement sur le respect de cet accord par les parties, qui sera consigné par écrit et signé à l'issue de la médiation. Le médiateur aura clairement indiqué dès le départ qu'aucun accord n'est contraignant tant qu'il n'est pas signé par écrit.

La médiation peut offrir des solutions rapides et rentables, qui sont des considérations importantes dans le contexte des litiges relatifs aux contrats de construction. Le taux de réussite est bon et elle améliore la probabilité de maintenir des relations commerciales positives. Ces solutions peuvent être plus larges que celles disponibles dans d'autres formes de RAL ou à la fin du processus judiciaire.

Ian Carson est responsable des litiges commerciaux chez Harper James.

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