So sparen Sie Geld und kommen mit „intelligentem“ Projektmanagement weiter

Programme zur Zeitplananalyse können wertvolle Einblicke in die Projektleistung liefern.

„Ein Großteil des Umsatzwachstums dürfte auf die Preisinflation im Vergleich zum Volumen zurückzuführen sein“, heißt es in dem Bericht. „Zusätzlich zur anhaltenden Inflation hat die Branche mit schwankenden Materialpreisen und steigenden Arbeitskosten zu kämpfen.“

„Eine weitere große Herausforderung ist der anhaltende Fachkräftemangel, der den Sektor weiterhin beeinträchtigt. Darüber hinaus wirken sich hohe Zinsen und strengere Kreditvergabestandards auch auf die Bautätigkeit aus.“

Höhere Zinssätze führen zu geringeren Ausgaben im Bausektor und schaffen damit eine weniger lukrative Branche; bei stagnierenden Ausgaben wird die Branche wettbewerbsintensiver.

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs tun Auftragnehmer und Eigentümer gut daran, ihr Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben, um sich die Nase vorn zu behalten.

Das wirtschaftliche Klima im Baubereich beeinflusst die Finanzstrategie. In Zeiten höherer Ausgaben neigen Eigentümer eher dazu, Änderungsaufträge zu erteilen, da sie davon ausgehen, dass sie verlorene Gewinne bei späteren Bauvorhaben wieder hereinholen können. Umgekehrt prüfen Eigentümer in Zeiten niedriger Ausgaben, wenn Geld teurer wird, jeden Dollar genau und kämpfen darum, ihre Margen zu sichern.

Diese unterschiedliche Dynamik unterstreicht einen entscheidenden Punkt: Verzögerungen gibt es im Baugewerbe ständig, unabhängig von der wirtschaftlichen Lage. Die Frage ist dann, warum diese Verzögerungen trotz unterschiedlicher wirtschaftlicher Bedingungen bestehen bleiben?

Proaktive Lösungen für Bauprobleme schaffen

Da wir weiterhin besorgt sind über die Auswirkungen der Vorlaufzeiten des letzten Jahres, der Preisvolatilität, der Inflation, des Arbeitskräftemangels und aller anderen Faktoren, die unsere Bauvorhaben beeinträchtigen könnten, möchte ich einen Paradigmenwechsel hin zu einem proaktiveren, integrierteren Ansatz vorschlagen.

Hier kommt die Einbettung von Projektkontrollen in die Struktur Ihrer Organisation ins Spiel.

Angesichts der enormen Möglichkeiten der neuen Bautechnologie hoffen wir, dass die Branche in diesem Jahr beginnt, intelligenter und nicht härter zu arbeiten, und zwar mit etwas, das bereits im Überfluss vorhanden ist: Daten.

Da wir diesen proaktiven, datengesteuerten Ansatz verfolgen, ist es wichtig, die Rollen und Unterschiede im Rahmen des Projektmanagements zu klären. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das Verständnis der Beziehung und der Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung.

Diese beiden kritischen Komponenten können in Kombination den Ausgang Ihrer Projekte erfolgreich beeinflussen.

„Projektmanagement“ vs. „Projektsteuerung“

Laut der Project Control Academy gibt es drei Hauptunterschiede zwischen Projektmanagement und Projektkontrolle.

„Projektsteuerung“ ist ein Teilbereich des „Projektmanagements“ und konzentriert sich auf die Verwaltung der Projektkosten und des Zeitplans.

Projektmanager leiten die Arbeit des Projektteams. Projektcontroller informieren den Projektmanager und die Teams über mögliche Kosten- und Terminrisiken sowie Wiederherstellungspläne.

Projektcontroller generieren Kosten- und Zeitplaninformationen, während Projektmanager die Informationen nutzen, um Entscheidungen für das Projekt zu treffen.

Im Wesentlichen machen Projektkontrollen die Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus auf Warnsignale aufmerksam. Projektmanager können dann mithilfe der datenzentrierten KPIs und Berichte, die Projektkontrollen bereitstellen, fundierte Entscheidungen zur Steuerung ihrer Projekte treffen.

Dennoch neigt die Branche dazu, „Projektsteuerung“ als die Verantwortung einer Person oder Abteilung zu betrachten. Schließlich besteht die Aufgabe des Projektcontrollers, wie oben erwähnt, darin, den Projektmanager zu unterstützen.

Obwohl dies historisch gesehen richtig ist, bleiben durch die Annahme, dass die Verantwortung für diese Aufgabe bei einer Person oder Abteilung liegt, riesige Mengen wichtiger Daten ungenutzt.

Ohne eine umfassende und effektive Nutzung und Kenntnis der Projektdaten navigieren Projektmanager ziellos.

Verfeinerung der Definition von „Projektkontrollen“

Die vorherrschenden Probleme in der Baubranche sind zweifellos Zeitüberschreitungen und Verzögerungen.

Es gibt mehr als genug Beweise, die diese Aussage stützen. Hier sind zwei sehr einfache Statistiken, die diese Tatsache veranschaulichen:

1. Budgetüberschreitungen: Laut einem Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG lagen in den letzten drei Jahren (2021–2023) nur 31 % aller Projekte innerhalb von 10 % des Budgets.
2. Projektverzögerungen: Allein im Jahr 2022 gaben 91 % der befragten Bauleiter an, an Projekten beteiligt gewesen zu sein, bei denen es zu Verzögerungen kam.

Obwohl es für beide Probleme mehrere Ursachen gibt, resultieren die meisten dieser Probleme aus einem grundlegenden Missverständnis der Projektsteuerung. Es handelt sich nicht um eine Übung zum Abhaken von Kästchen oder eine Verantwortung, die ein Auftragnehmer allein tragen muss. Auch sollte sie nicht auf die Zuständigkeit eines Terminplaners oder Projektmanagers beschränkt bleiben. Es ist eine gemeinschaftliche Anstrengung, die auf jeder Ebene einer Organisation unerlässlich ist.

Projektkontrollen sind nicht nur ein Teilbereich des Projektmanagements; sie bilden dessen Rückgrat und konzentrieren sich auf sorgfältige Überwachung und Analyse. Projektmanager steuern das Schiff und kümmern sich um Kundeninteraktionen, Qualität, Umfang und Genehmigungen. Auf der anderen Seite konzentrieren sich Projektcontroller darauf, Daten verdaulich zu machen, damit Projektmanager bessere Entscheidungen treffen können.

Schon ein Projektmanager kann als eine Art Projektsteuerung angesehen werden, ebenso wie eine Planungssoftware. Aber jede dieser Ressourcen stellt nur einen Schritt dar. Die einzige Möglichkeit, einen systematischen Standard für Projektsteuerungen zu schaffen, besteht darin, alle diese Systeme mit Technologie zu integrieren und die Daten zu nutzen, um die Ergebnisse zu beeinflussen.

Das „Smarte“ in „intelligentem Projektmanagement“

Spezialisierte Softwareprogramme spielen in der Baubranche eine entscheidende Rolle, insbesondere bei der Erstellung und Aufrechterhaltung strenger Projektkontrollen.

Mithilfe dieser Softwarelösungen können Projektmanager jeden Aspekt von Bauprojekten präzise überwachen und verwalten – von der ersten Planungsphase bis zur endgültigen Fertigstellung.

Viele Unternehmen nutzen diese Tools, um qualitativ hochwertige Zeitpläne, detaillierte Analysen und Erkenntnisse zu erstellen, die dabei helfen, ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen zu halten. Doch oft werden diese Programme nicht ausreichend genutzt, da sie so viel mehr können, darunter Kosten- und Ressourcenzuweisung, Leistungsmanagement und Risikobewertung.

Anbieter mit zahlreichen Integrationen bieten eine gründliche und genaue Datenanalyse und ermöglichen so wahrheitsgetreue Gespräche und fundierte Entscheidungen.

ÜBER DEN AUTOR

Michael A. Pink ist CEO von SmartPM Technologies, einem führenden Tool zur Baudatenanalyse, das dazu dient, die Zeitplanqualität zu verbessern, Risiken einzuschätzen, die Leistung zu überprüfen und Projektergebnisse zu kontrollieren.