Kein „glänzendes Spielzeug“: Wie ein Auftragnehmer die Terminplanung überarbeitete, ohne dem Tech-Hype hinterherzujagen

Kreatives Bild der Planera-Software auf einer Baustelle. Bild: Planera

Der Grund hierfür war, dass das Unternehmen bereits mehr als ein Jahrzehnt damit verbracht hatte, die Standards seiner internen Projektplanung zu verbessern, und nun endlich ein Tool gefunden hatte, das mit diesem Schritt Schritt halten konnte.

Zachry, das auf schwere Bauaufträge im zivilen und industriellen Bereich spezialisiert ist und seinen Betriebssitz in Texas hat, ist Mitte 2024 eine Partnerschaft mit dem ebenfalls in den USA ansässigen Planungssoftware-Startup Planera eingegangen.

Die beiden haben die Partnerschaft gerade öffentlich bekannt gegeben, aber Zachry merkte an, dass es sich bei der Einführung um mehr als nur die Implementierung neuer Software handele.

„Wir jagen keinen glänzenden neuen Spielzeugen hinterher“, sagte Ranjeet Gadhoke, Vizepräsident für Projektkontrolle bei Zachry.

Er fügte hinzu, der Einsatz fortschrittlicher Software sei eine bewusste und systematische Entscheidung gewesen, um einen bereits produktiven internen Prozess zu verbessern. „Unsere Systeme sollen die Menschen, die sie tatsächlich nutzen, stärken und die Menschen, die diese Menschen führen, aufklären“, sagte Gadhoke.

Die Integration von Planera war seiner Aussage nach die schnellste Softwareeinführung in seinen 18 Jahren bei dem Unternehmen und der Höhepunkt eines Prozesses, den er intern vor 15 Jahren begonnen hatte.

Von verstreuten Tools zur strukturierten Planung

Gadhokes Fokus auf zielgerichtete Technologie beruht auf Erfahrung. Nachdem er 2008 zu Zachry kam, machte er sich daran, die seiner Meinung nach mittelmäßige Planungskultur zu verbessern.

Er sagte, dass die Branche bei der Auswahl von Termin- und Planungsmanagern typischerweise auf den Nähe-Faktor zurückgreife. Das heißt, die Positionen würden je nach Bedarf mit Mitarbeitern besetzt, die (oft) weder Interesse noch Sachverstand für die Aufgabe hätten.

„Wir haben jeden, der die Software aktualisieren konnte, als Planer eingesetzt“, sagte er gegenüber Construction Briefing . „Aber wir haben nie den Schwerpunkt auf den Planungsaspekt unserer Bautätigkeit gelegt.“

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Mit anderen Worten: Die Terminplanung wurde lange Zeit eher als sekundäre Softwarefunktion denn als strategische Disziplin behandelt; als Verwaltungsaufgabe statt als zentraler Treiber für den Projekterfolg.

Für Gadhoke war das Ignorieren dieser Betonung genau das Problem.

„Die Terminplanung ist das einzige zukunftsorientierte Instrument der Projektsteuerung“, erklärte er. „Alles andere ist die Meldung dessen, was bereits geschehen ist.“

Ranjeet Gadhoke, Zachry Construction

„Wenn Sie Ergebnisse beeinflussen möchten, beginnen Sie mit dem Zeitplan.“

Gadhoke hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Planung eines praktikablen professionellen Tracks zu gestalten.

„Ich hatte in der Firma keinen Einfluss, also musste ich mir diesen aufbauen“, sagte er. „Mit der Zeit konnte ich professionelle Planer einstellen, die auch Planer werden wollten.“

Schließlich half er beim Aufbau einer neuen Abteilung mit Richtlinien, Standards und Führung unter einem neu ernannten Terminplanungsdirektor.

Gadhoke fügte hinzu: „So sind wir an einen Punkt gekommen, an dem unsere Zeitpläne für ein Projekt wirklich gut waren. Wir haben den Händen, die bauen, mehr Macht gegeben und den Köpfen, die führen, mehr Klarheit gegeben.“

Als Zachry mit Planera in Kontakt trat, suchten sie nicht nach einer Rettung: Sie suchten nach einer Angleichung.

„Sie hatten ihre Best Practices bereits erarbeitet und umgesetzt“, sagte Nitin Bhandari, CEO von Planera. „Die Daten waren sauber. Die Vision war klar. Genau das erwartet man von einem Partner.“

Der unmittelbare Reiz lag für Zachry in der Fähigkeit von Planera, Arbeits- und Gerätepläne über mehrere Projekte hinweg zu konsolidieren und so eine regionale Übersicht über die Ressourcenzuweisung zu bieten.

„Die Ressourcen sind nicht unbegrenzt“, sagte Gadhoke. „Diese Transparenz hatten wir noch nie zuvor.“

„Was früher stundenlange manuelle Aggregation erforderte, dauert mit Planera jetzt nur noch Sekunden.“

„Feld zuerst“, nicht „nur Büro“

Planeras Desktop-Plattform Bild: Planera

Einer der wirkungsvollsten Aspekte der Partnerschaft ist die zunehmende Unterstützung der Außendienstteams durch Planera. Die neu eingeführte Tablet-Oberfläche von Planera ermöglicht es Bauleitern und Handelspartnern, Pläne vor Ort einzusehen und zu aktualisieren.

„Zum ersten Mal hat die Baustelle hochpräzisen Zugriff auf den Zeitplan“, erklärte Bhandari gegenüber Construction Briefing . „Sie können Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen, den Fortschritt verfolgen und Informationen direkt in den Hauptplan einspeisen.“

Gadhoke stimmte zu und merkte an, dass die Plattform nicht nur dazu beigetragen habe, Lücken in der Planung auf Unternehmensebene zu schließen, sondern auch bei kurzfristigen Vorausschauen im Drei-Wochen-Rhythmus.

„Unsere Gesamtpläne waren solide“, sagte er. „Aber die Vorausschau war inkonsistent. Jeder hatte seine eigene Excel-Tabelle. Planera hilft uns, diese Lücke zu schließen.“

Und der Vorteil liegt nicht nur im Zugriff, sondern auch in der Zeitplanung und der Verantwortlichkeit. Gadhoke beschrieb ein früheres Leben, in dem Daten jeden Freitag manuell exportiert und in Berichten zusammengestellt wurden, die die Entscheidungsträger am darauffolgenden Montag erreichten.

Der Bericht zeigt, dass die globale Baubranche aufgrund der digitalen Verzögerung mit steigenden Kosten und Ineffizienzen konfrontiert ist. Der Bericht hebt hervor, dass 92 % der AECO-Experten weltweit von Budgetänderungen während der Bauphase berichten.

„Da alles bereits im System vorhanden ist, können sich die Benutzer direkt anmelden“, sagte er. „Planera hat keine Lizenzierung pro Benutzer vorgenommen, was bedeutet, dass mehrere Personen – vom Außendienst bis zum Büro – gleichzeitig im System sind.“

Diese Unmittelbarkeit ermöglichte es Zachry, die Planungsleistung mit den Projektergebnissen und sogar mit Teamanreizen zu verknüpfen. „Wir knüpfen Boni an unser Ressourcenmanagement. Das ist nur möglich, weil wir endlich einen klaren Überblick über alle Projekte haben“, erklärte Gadhoke.

Er fuhr fort: „Jeder, von der Außendienstleitung bis zur Projektsteuerung, kann nun den Ressourcenfluss in 25 aktiven Projekten nachvollziehen. Das umfasst alles von der Mannschaft bis zum Kran. Und wenn die Mitarbeiter wissen, dass ihre Entscheidungen sichtbar und umsetzbar sind, planen sie zielgerichteter.“

Höhere Reife der Projektsteuerung

Nitin Bhandari, Planera

Gadhoke beschreibt Zachrys Fortschritt anhand von vier Reifegraden der Projektsteuerung: Anfänger, leicht strukturiert, vollständig strukturiert und wertschöpfend.

Er sagte, Zachry befinde sich derzeit auf Stufe drei – strukturiert und standardisiert.

„Sie haben Struktur, Sie haben Standards und Sie können Trends beobachten“, sagte er. „Aber auf Ebene vier beginnen diese Informationen, Entscheidungen in Echtzeit zu beeinflussen.“

Jetzt sei das Unternehmen in der Lage, Tools wie Planera zu nutzen, um auf Stufe vier vorzudringen, fügte Gadhoke hinzu.

„Auf Stufe vier beginnen Ihre Informationen, Ergebnisse zu erzielen“, sagte er. „Hier hilft Ihnen die Planung, Sicherheit, Qualität und Produktivität zu verbessern. Das ist das Ziel.“

Planera wiederum betrachtet Zachry sowohl als Partner als auch als Testgelände, das der Software (in einigen Fällen) mehr als nur entgegenkommt, um ein bereits zuverlässiges Produkt zu verbessern.

„Wir wollen nicht nur Kunden“, sagte Bhandari. „Wir wollen Menschen, die uns dazu anspornen, etwas wirklich Nützliches für die Branche zu entwickeln.“

In einem Markt voller auffälliger Technologielösungen ist die Einführung von Planera durch Zachry ein einzigartiges Beispiel für eine Softwareeinführung, die zwar schnell, aber maßvoll und zielgerichtet erfolgte.

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