6 Tipps für eine effektive Mediation bei Bauvertragsstreitigkeiten

Kommt es während eines Bauprojekts zu Streitigkeiten, kann sich dies für alle Beteiligten – von Bauunternehmern und Subunternehmern über Ingenieure bis hin zu Designern, Architekten und Projektmanagern – als äußerst problematisch erweisen.

Eine der wichtigsten Methoden zur Beilegung von Vertragsstreitigkeiten weltweit, auch im Bausektor, ist die Mediation. Die Mediation trägt dazu bei, Spannungen zwischen zwei Parteien abzubauen, den Zeitaufwand für die Beilegung von Rechtsstreitigkeiten zu verringern und allen Beteiligten zu ermöglichen, sich auf das Bauprojekt zu konzentrieren.

Es ist hervorzuheben, dass es bestimmte Dinge gibt, die berücksichtigt werden sollten, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Mediationsprozess zu ziehen. Ian Carson, Leiter der Abteilung für Wirtschaftsstreitigkeiten bei Harper James, gibt seine Top-Tipps für eine effektive Mediation bei Vertragsstreitigkeiten:

1) Wählen Sie den richtigen Mediator

Wenn der Vertrag eine Klausel zur Streitbeilegung enthält (dies sollten Sie als Erstes prüfen), kann darin festgelegt sein, ob eine bestimmte Stelle den Mediator ernennen muss: Dies ist die neutrale dritte Partei, deren Aufgabe es ist, den streitenden Parteien bei der Erzielung einer Einigung zu helfen.

Wenn nicht, ist es eine gute Idee, Empfehlungen von anderen vertrauenswürdigen Personen in Ihrer Branche einzuholen. Ein Mediator mit einer starken Erfolgsbilanz bei der Art von Streitfall, in den Sie verwickelt sind, ist immer eine naheliegende Wahl und Mundpropaganda ist immer hilfreich.

2) Überlegen Sie sich im Voraus Ihre Strategie

Es ist wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Angebote – und Zugeständnisse – Sie in der Mediation selbst machen und akzeptieren möchten. Dazu gehört es, sich bei den für die Finanzen zuständigen Personen in Ihrer Organisation zu erkundigen, ob die Finanzen in irgendeiner Weise im Mittelpunkt des Problems stehen, und sicherzustellen, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche finanziellen Vorschläge oder Kürzungen Sie bedenkenlos machen oder akzeptieren können – dies wird oft als „Kompetenz zur Beilegung“ bezeichnet.

Denn der Mediator erwartet von allen Parteien auch, dass sie sich überlegen, was für sie die besten und schlechtesten Alternativen zu einer Einigung sein könnten (also für den Fall, dass die Mediation selbst nicht zu einer Lösung führt).

3) Wissen, was Sie am Tag der Mediation erwartet

Jede Mediation läuft etwas anders ab, aber es ist ratsam, sich darüber im Klaren zu sein, wie sie wahrscheinlich ablaufen wird. Wenn die Mediation persönlich stattfindet, trifft sich der Mediator mit Ihnen und Ihrem Anwalt in Ihrem privaten Raum und erklärt Ihnen die Vertraulichkeit des Prozesses – es sei denn, Sie erteilen ihm die Erlaubnis, bestimmte Dinge mit der oder den anderen Parteien zu teilen.

Sie werden zu einem ersten Eröffnungsgespräch mit den anderen Parteien eingeladen und gefragt, ob Sie dort eine Eröffnungsrede halten möchten (worüber Sie im Voraus nachdenken sollten). Nach dem Gespräch kehren alle in ihre privaten Räume zurück und der Mediator beginnt dann, mit jeder Seite einzeln zu sprechen. Dies gibt dem Mediator die Möglichkeit, weitere Fragen zu stellen oder über den Mediator eine Klarstellung von der/den anderen Partei(en) einzuholen.

Irgendwann – und im Idealfall – werden Angebote oder andere Vergleichsvorschläge unterbreitet, und das kann manchmal den ganzen Tag und bis in den Abend hinein dauern. Stellen Sie sich also auf einen langen Weg ein.

Wenn die Mediation online stattfindet, wird das oben beschriebene Format wahrscheinlich etwas abweichen, die Pendeldiplomatie des Mediators wird jedoch wahrscheinlich dieselbe sein.

4) Betrachten Sie die Situation objektiv

Das Wichtigste, was Sie bedenken sollten, ist, dass das Ziel der Mediation darin besteht, ein für beide Seiten akzeptables Ergebnis zu erzielen. Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile, die eine Einigung mit sich bringen könnte, wie z. B. dass ein Projekt wieder vorangetrieben werden kann, und vermeiden Sie es, in einem Konkurrenzdenken zu versinken.

Betrachten Sie alle Ihnen unterbreiteten Angebote objektiv und achten Sie darauf, dass Ihre Angebote glaubwürdig bleiben: So minimieren Sie das Risiko, dass sie rundheraus abgelehnt werden und als potenzieller Auslöser von Feindseligkeit angesehen werden, was sich natürlich auf die gesamte Atmosphäre des Tages auswirken kann.

Ihr Mediator wird Sie möglicherweise sogar darauf aufmerksam machen und Sie wahrscheinlich auch bitten, die Gründe für Ihren Vorschlag zu erläutern, damit er diese der/den anderen Seite(n) vermitteln kann.

5) Denken Sie an die bestehende Geschäftsbeziehung (falls es eine gibt oder geben könnte)

Mediation gilt allgemein als eine der besten Methoden zur alternativen Streitbeilegung (ADR), um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie zukünftige Geschäftsbeziehungen mit Ihren derzeitigen Streitpartnern aufrechterhalten können. Wenn dies für Ihr Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, sollten Sie dies bei der Aufnahme einer Mediation im Hinterkopf behalten.

6) Akzeptieren Sie, dass Mediation ihre Grenzen haben kann

Bedenken Sie, dass der Erfolg oder Misserfolg einer Mediation letztlich vom Verhalten der beteiligten Parteien abhängt. Dazu gehört auch, dass Sie mit angemessenen und realistischen Erwartungen an den Prozess herangehen.

Die Aufgabe des Mediators besteht darin, die Kommunikation zwischen den Parteien zu erleichtern. Er verkündet jedoch im Allgemeinen kein Urteil und trifft keine Entscheidungen im Namen anderer (es sei denn, es handelt sich um eine bewertende oder transformative Mediation).

Ein Mediator spielt oft den Advocatus Diaboli, um Ihren Fall in der Sicherheit Ihres eigenen Zimmers zu prüfen. Das ist einfach Teil des Prozesses. Es bedeutet nicht, dass der Mediator für die andere Seite eintritt.

Kann keine Einigung erzielt werden, müssen weitere Schritte in Form einer oder mehrerer anderer alternativer Streitbeilegungsverfahren oder im schlimmsten Fall eines Gerichtsverfahrens unternommen werden. All dies bedeutet im Endeffekt höhere Kosten und weitere Verzögerungen des Projekts auf dem möglicherweise noch langen Weg.

Zusammenfassung

Die Durchsetzbarkeit einer im Rahmen einer Mediation erzielten Vereinbarung hängt ganz davon ab, dass die Parteien diese Vereinbarung einhalten, was am Ende der Mediation in einer schriftlichen und unterzeichneten Vereinbarung festgehalten wird. Der Mediator hat von Anfang an klargestellt, dass eine Einigung erst bindend ist, wenn sie schriftlich unterzeichnet wurde.

Mediation kann schnelle und kostengünstige Lösungen bieten, was bei Streitigkeiten um Bauverträge eine wichtige Rolle spielt. Die Erfolgsquote ist gut und die Wahrscheinlichkeit, dass positive Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten werden können, steigt. Diese Lösungen können umfassender sein als die, die bei anderen Formen der alternativen Streitbeilegung oder am Ende eines Gerichtsverfahrens verfügbar sind.

Ian Carson ist Leiter der Abteilung für Wirtschaftsstreitigkeiten bei Harper James.

Präsentiert von